Comment s’en servir ?

Lorsque l’on utilise Trello, il faut commencer par créer des tableaux par thématiques, le plus souvent par projet. Dans chaque tableau il faut ensuite composer des listes par colonnes selon ses préférences :

• par calendrier : janvier, février, mars…
• par progression : à faire, en cours, terminé
• par collaborateurs
• par métiers
• par projets

Le modèle d’organisation le plus classique (aussi appelé Kanban) consiste à trier ses colonnes par progression comme une “to do list”, mais libre à vous d’organiser vos projets comme bon vous semble. Ensuite, dans chaque colonne il faut ajouter des cartes qui correspondent à une tâche à réaliser. Chaque carte peut être agrémentée de photos, de fichiers, de liens, de cheklists, de commentaires et de deadlines. On peut également attribuer des responsables de projets à une carte et utiliser des étiquettes de couleurs pour souligner l’importance d’une mission… Les fonctionnalités sont nombreuses.

Notre manière de l’utiliser

Dans notre startup, on a choisi de créer un tableau Trello pour chaque équipe et gérer plus facilement les projets. On a donc créé des tableaux pour les Sys Admin, le développement Android, le marketing et la communication ou encore le support client. Pour des projets de grandes envergures nous faisons des tableaux à part. Par exemple, pour l’organisation du Salon des Maires et des Collectivités Locales nous avions choisi de créer un Trello uniquement dédié à l’évènement pour organiser le projet de A à Z., car c’est un événement qui nécessitait une grande organisation en amont. On a ainsi créé des colonnes “Tâches”, “cette semaine”, “en cours”, “en attente”, “terminé” et “annulé” pour s’y retrouver. On a également créé des cartes pour chaque tâche avec une ou plusieurs personnes en charge d’effectuer la mission.

On a aussi imaginé d’autres tableaux sous forme de brainstorming. Par exemple, on a créé un tableau concernant la vie de l’entreprise. Il nous sert de boite à idée pour les idées d’aménagement, de sortie et pour toutes suggestions qui pourraient améliorer la gestion de notre startup.

Notre avis

Il est essentiel d’avoir une bonne organisation pour mener un projet jusqu’à la réussite, c’est pourquoi nous avions choisi cet outil. L’application est très pratique, elle fait partie de notre quotidien et on ne peut plus s’en passer. On peut coordonner des projets à plusieurs et cet outil se prend en main facilement. On a aussi accès à Trello sur mobile si jamais on doit effectuer des déplacements. Même à distance, on est notifié sur son smartphone dès qu’un collaborateur ajoute ou commente une tâche. D’ailleurs on vous invite à le tester et à voir de vous-même quel classement vous convient le mieux pour gérer vos projets. L’application conviendra parfaitement à toutes les entreprises, que vous soyez une startup ou une PME.

« Tu peux tout accomplir dans la vie si tu as le courage de le rêver, l’intelligence d’en faire un projet réaliste, et la volonté de voir ce projet mené à bien. » Sidney A. Friedman